Informativa per Clienti e Fornitori di Emiliana Imballaggi SpA
Ai sensi dell’art 13 del D.Lgs. 196/2003 recante il Codice in materia di protezione dei dati
personali la scrivente Emiliana Imballaggi S.p.A. in qualità di titolare del trattamento,
informa che i dati personali acquisiti, con riferimento ai rapporti commerciali instaurati,
formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata; in
relazione ai suddetti trattamenti fornisce inoltre le seguenti informazioni.
DATI PERSONALI RACCOLTI
I dati personali raccolti sono inerenti essenzialmente a:
- dati identificativi: ragione o denominazione sociale, sede, telefono, fax, e-mail, dati
fiscali, ecc. - dati relativi all’attività economica e commerciale: ordini, solvibilità, dati bancari e
finanziari, dati contabili e fiscali, ecc.
Questi dati sono da Voi forniti direttamente ovvero possono essere raccolti presso terzi
autonomi titolari del trattamento, ad esempio presso la nostra rete di agenti e
rappresentanti per i dati relativi a contratti e ordini oppure presso società di informazione
commerciale o registri, elenchi o banche dati pubbliche per i dati relativi alla solvibilità
finanziaria.
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO
Le finalità del trattamento dei dati personali sono le seguenti:
1. esecuzione dei contratti con Voi stipulati e dei connessi impegni;
2. adempimento degli obblighi di legge connessi al rapporto contrattuale;
3. gestione organizzativa del contratto, ad esempio rapporti con agenti e rappresentanti,
appaltatori per l’organizzazione delle attività da realizzare presso committenti;
4. eventuali collaborazioni professionali esterne per l’adempimento degli obblighi di
legge;
5. tutela dei diritti contrattuali;
6. analisi statistiche interne;
7. attività di marketing attraverso l’invio di materiale promozionale e pubblicitario
inerente prodotti o servizi analoghi a quelli oggetto del rapporto commerciale in
essere;
8. Informazioni sulla solvibilità
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati e il relativo trattamento sono obbligatori in relazione alle finalità
n.1, 2, 5 relative agli adempimenti di natura contrattuale e legale; il conferimento è inoltre
da ritenersi obbligatorio in relazione alle finalità 3 e 4 che si riferiscono all’espletamento di
tutte le attività della scrivente necessarie e funzionali all’esecuzione degli obblighi
contrattuali e legali; ne consegue che l’eventuale rifiuto a fornire i dati per tali finalità
potrà determinare l’impossibilità della scrivente a dar corso ai rapporti contrattuali
medesimi e agli obblighi di legge.
Il conferimento dei dati e il relativo trattamento è da ritenersi facoltativo nelle altre
situazioni.
MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inserite
nelle pertinenti banche dati (clienti, fornitori, amministrazione, gestionale) cui potranno
accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti dell’area commerciale, produzione e
amministrazione espressamente designati dalla scrivente come incaricati del trattamento
dei dati personali e che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo,
elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel
rispetto delle disposizioni di legge atte a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza
dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità
dichiarate.
AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI
In relazione alle finalità indicate ai punti 1,2 e 5 i dati potranno essere comunicati ai
seguenti soggetti o alle categorie di soggetti sotto indicati:
– Aziende di trasporto e spedizionieri per gli aspetti connessi alle spedizioni di merci e le
pratiche doganali;
– Istituti bancari per la gestione di incassi e pagamenti;
– Amministrazioni finanziarie e altri aziende o enti pubblici in adempimento di obblighi
normativi;
– Società e studi legali per la tutela dei diritti contrattuali.
Per le finalità n.3 e 4 i dati potranno essere comunicati ad agenti, rappresentanti,
procacciatori che operano per la scrivente, aziende appaltatrici, lavoratori autonomi e
aziende committenti.
Per la finalità n.6 non è prevista la comunicazione dei dati fatto salvo la divulgazione di
statistiche in forma aggregata ed anonima.
Per la finalità n.7 non è in genere prevista la comunicazione dei dati all’esterno fatta salva
la comunicazione ad agenti o rappresentanti della scrivente che si occuperanno della
presentazione o dell’invio del materiale nelle situazioni già autorizzate dal cliente con
l’espressione del consenso.
Per la finalità n.8 i dati potranno essere comunicati ad agenzie e società di informazioni
commerciali.
Non è prevista la diffusione dei dati personali.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
In relazione ai predetti trattamenti potranno essere esercitati i diritti di cui all’articolo 7
D.Lgs. 196/2003, il cui testo è interamente allegato, nei limiti ed alle condizioni previste
dagli articolo 8, 9 e 10 del citato decreto legislativo. Ulteriori informazioni in ordine al
trattamento ed alla comunicazione di dati personali forniti direttamente o altrimenti
acquisiti, potranno essere richieste all’Ufficio Ammistrazione, presso la sede della società.
Il presente avviso naturalmente non esclude che altre informazioni siano date anche
oralmente agli interessati al momento della raccolta dei dati.
Data ___________________
Timbro e firma della società
Allegato: art. 7 sui diritti degli interessati
D. Lgs. 196/2003 Esercizio del diritto di accesso
Art. 7 Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti
1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo
riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
a) dell’origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi
dell’articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che
possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di
responsabili o incaricati.
3. L’interessato ha diritto di ottenere:
a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di
legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i
dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per
quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato
il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi
manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo
scopo della raccolta;
al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di
vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Art. 9 Modalità di esercizio
1. La richiesta rivolta al titolare o al responsabile può essere trasmessa anche mediante lettera
raccomandata, telefax o posta elettronica. Il Garante può individuare altro idoneo sistema in riferimento
a nuove soluzioni tecnologiche. Quando riguarda l’esercizio dei diritti di cui all’art. 7, commi 1 e 2, la
richiesta può essere formulata anche oralmente e in tal caso è annotata sinteticamente a cura
dell’incaricato o del responsabile .
2. Nell’esercizio dei diritti di cui all’articolo 7 l’interessato può conferire, per iscritto, delega o procura a
persone fisiche, enti, associazioni od organismi. L’interessato può, altresì, farsi assistere da una persona
di fiducia.
3. I diritti di cui all’articolo 7 riferiti a dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati
da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di
protezione.
4. L’identità dell’interessato è verificata sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante atti o
documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di un documento di riconoscimento. La
persona che agisce per conto dell’interessato esibisce o allega copia della procura, ovvero della delega
sottoscritta in presenza di un incaricato o sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non
autenticata di un documento di riconoscimento dell’interessato. Se l’interessato è un persona giuridica,
un ente o un’associazione, la richiesta è avanzata dalla persona fisica legittimata in base ai rispettivi
statuti od ordinamenti.
5. La richiesta di cui all’articolo 7, commi 1 e 2, è formulata liberamente e senza costrizioni e può essere
rinnovata, salva l’esistenza di giustificati motivi, con intervallo non minore di novanta giorni.